Les huit informations indispensables
L'heure de fin et le retour sont les deux points qui pèsent le plus sur les réponses. Une personne qui habite loin et qui ignore comment elle rentrera décline, sans jamais dire que c'est pour cette raison.
- La date, le lieu et l'heure de DÉBUT, évidemment.
- L'heure de FIN, qui est l'information la plus regardée et la plus souvent absente.
- Comment rentrer : dernier métro, navette prévue ou non, parking.
- Ce qui est prévu à manger : cocktail, dînatoire, dîner assis. Les gens organisent leur soirée autour de cela.
- La tenue attendue, en une ligne, et le caractère facultatif du thème s'il y en a un.
- Si les conjoints sont invités ou non, dit explicitement.
- Le nom d'une personne à qui répondre, pas seulement une adresse générique.
- Et la date limite de réponse, qui double le taux de retour quand elle existe.
Les trois formulations qui font fuir
| Ce qui est écrit | Ce qui est compris | À écrire plutôt |
|---|---|---|
| « Présence souhaitée » | C'est obligatoire, et ce n'est pas une fête | « Nous serions heureux de vous y voir » |
| « Team building convivial » | On va me faire faire des jeux | Dire ce qui est réellement prévu |
| « Soirée à thème, déguisement » | Je vais être ridicule | « Thème … , costume bienvenu, jamais obligatoire » |
Le bon moment pour envoyer
Quatre à six semaines avant pour une soirée de fin d'année, trois semaines pour le reste. Plus tôt, l'invitation est oubliée puis noyée ; plus tard, les agendas de décembre sont pleins.
Une relance à dix jours, adressée aux seuls non-répondants, ramène en moyenne un tiers des réponses manquantes. Deux relances de plus n'apportent presque rien et agacent.
Ce qui se joue après l'invitation
Un détail simple fait beaucoup : un rappel la veille avec le plan d'accès et l'heure de fin. Il évite les retards, qui sont le premier facteur de soirée qui démarre mal.
Et si vous annoncez une animation ou une remise de prix, mieux vaut ne pas la détailler. L'annonce d'un programme minuté transforme une soirée en séminaire dans la tête des gens, et une partie décide alors de passer un moment plutôt que la soirée.
Questions fréquentes
Faut-il dire qu'il y aura un DJ ?
Oui, et c'est une information utile : elle dit qu'on va danser, donc quelle tenue prévoir et jusqu'à quelle heure cela peut durer. Une soirée dont on ignore s'il y aura une piste de danse se prépare mal.
Invitation papier ou par courriel ?
Le courriel pour l'organisation et les réponses, une affiche en interne pour la visibilité. L'invitation papier fonctionne surtout dans les structures où tout le monde est sur un même site.
Faut-il annoncer le nombre de participants attendus ?
Ce n'est pas nécessaire, et cela peut se retourner contre vous : une soirée annoncée à quatre cents personnes fait renoncer ceux qui n'aiment pas la foule, et une soirée annoncée à trente en fait renoncer d'autres.